Google Form ส่งอีเมลโดยอัตโนมัติ

สร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ให้ตอบรับผ่านทางอีเมลโดยอัตโนมัติ

1. คลิก Form  เพื่อสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์

2. กำหนดรายละเอียดข้อมูลของแบบลงทะเบียนตามที่ต้องการ
(ในส่วนนี้จะไม่ขออธิบายรายละเอียดในการสร้างแบบฟอร์ม นะครับ)

3. คลิก View response เข้าสู่มุมมองของ View responses เพื่อกำหนดต่าง ๆ

4. คลิกเมนู Tools > เลือก Script manager… (เป็นส่วนจัดการ Script ต่าง ๆ)
จากนั้น คลิกปุ่ม New เพื่อสร้าง Script สำหรับการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ

ตั้งชื่อไฟล์ Script ใหม่ โดยใช้ชื่อว่า “sendEmail”

จากนั้น Copy Script ด้านล่างนี้ วางไว้ดังภาพข้างต้น
** ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลจำลอง เพื่อให้สามารถเข้าใจในรายละเอียดของ Script ได้
เมื่อผู้ใช้งานนำไปใช้จริง สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ตามความเหมาะสม **

function sendEmail(e) {
 var userEmail = e.values[4];
 var firstName = e.values[1];
 var trainingTitle = "อบรมการใช้โปรแกรม Smart Notebook sympodium & Smart board สำหรับการจัดการเรียนการสอนทางไกล";
 var infoLink = "http://clpd.psu.ac.th/clpd_2012";
 var emailAdd = "clpdpsu@psu.ac.th";
 var subject = "ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ ม.อ. : ตอบรับเข้าร่วมอบรมโครงการเชิงปฏิบัติการ"
 var emailBody = "เรียนคุณ: "+firstName+"\n\n ท่านได้ทำการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการ"+
 "หัวข้อ \"" + trainingTitle + "\""+
 " ในวันพุธที่ 16 กรกฎาคม 2557 เวลา 09.00-16.00 น."+
 " ณ ห้องอบรม ชั้น 8 อาคารศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ อาคาร 1 มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตหาดใหญ่"+
 "\n ทางศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ตอบรับการเข้าร่วมโครงการดังกล่าวแล้วค่ะ"+
 "\n"+
 "\n ติดตามการประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมอบรมโครงการอีกครั้งได้ที่: " + infoLink + 
 "\n"+
 "\n"+
 "\nขอบคุณสำหรับการลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการค่ะ"+
 "\n"+
 "\nศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์"+
 "\nโทรศัพท์ : 074-289203-4"+
 "\nE-mail : " + emailAdd;
 MailApp.sendEmail(userEmail , subject, emailBody); 
}

หมายเหตุอักษรสีแดง คือ ข้อความที่สามารถแก้ไขได้
อักษรสีฟ้า คือ ชื่อตัวแปร ที่ใช้สำหรับเก็บค่าต่าง ๆ ที่กำหนดไว้
* สามารถปรับแก้ไข Script ได้ตามข้อมูลของแบบฟอร์มที่ได้สร้างขึ้น
ซึ่ง Script นี้ อ้างอิงตามแบบฟอร์มลงทะเบียนในข้อที่ 2
5. เมื่อกำหนดรายละเอียดข้อมูลการตอบรับ (Script) เสร็จเรียบร้อยแล้ว
จากนั้น คลิกเมนู Resources > เลือก Current Project’s triggers

และคลิก No triggers setup. Click here to add one now.

เลือก On form submit แล้วคลิกปุ่ม Save / ปุ่ม Continue และ ปุ่ม Accept
เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้าง Script สำหรับการตอบรับอีเมลแบบอัตโนมัติ

คลิกปุ่ม Close (หากต้องการแก้ไข Script ให้คลิกปุ่ม Edit… ด้านบน)

6. ทดสอบการตอบรับการลงทะเบียน
ว่า Script ที่สร้างไว้ มีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถตอบรับทางอีเมลแบบอัตโนมัติได้
ไปที่มุมมอง View live form เพื่อทดสอบการลงทะเบียนจริง

จากนั้นให้ตรวจสอบดูในมุมมอง View responses ว่ามีข้อมูลปรากฎให้เห็นหรือไม่
และตรวจสอบอีเมลที่ได้ระบุไว้ ว่ามีการตอบรับจากระบบหรือไม่

หมายเหตุ  หากพบว่าไม่มีการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจากระบบ อาจต้องทำการตรวจสอบ Script ใหม่อีกครั้ง เพื่อตรวจหาข้อผิดพลาด

Share on Facebook Share on Twitter Share on Google Plus

About kruanuruk

ครูอนุรักษ์ ลาวิลาศ ครูชำนาญการพิเศษ โรงเรียนอำนาจเจริญ เว็บไซต์เพื่อการศึกษาครูอนุรักษ์ www.thaiamnat.com Line ID : thaiamnat.